Sistema de Información para Directivos de Entidades Turísticas (página 2)

El principal propósito de un SIE es apoyar el
aprendizaje administrativo de una entidad, sus procesos de
trabajo y su interacción con el ambiente externo, lo que
hace del hecho de aprender del desarrollo de las entidades
turísticas una situación más ventajosa que
valorar sus resultados en un momento dado, lográndose que
se provoquen cambios proactivos en la entidad que patenticen la
efectividad de la toma de decisiones.

Los softwares especialmente diseñados para directivos
contienen actualmente elementos que permiten procesar los
requerimientos a la medida del usuario. Estos son:

• Variados formatos (gráficos principalmente)
• Uso de ratón para facilitar los movimientos
• Iconos gráficos y "botones"
• Técnicas específicas fácilmente
  aplicables y transparentes al usuario.

El valor real de un
SIE

La ventaja más notable de los Sistemas de
Información Ejecutivos (SIE), reconocida por los
directivos, es la disponibilidad de información que antes
no poseían sin largos análisis y múltiples
solicitudes. Los beneficios que reportan pueden diferenciarse en
tangibles e intangibles, lo que se muestra en la Figura 1.

Unido al evidente ahorro de tiempo, recursos materiales y
humanos, que redunda muchas veces en un ahorro considerable de
recursos financieros, se aprecian ventajas incalculables desde el
punto de vista del clima de la organización, la
comunicación entre los directivos y en la calidad de la
información manejada por los encargados de la toma de
decisiones en la entidad.

Figura 1- Beneficios de la
utilización de un SIE.

Descripción de un
Procedimiento Específico para la concepción de un
SIE en una Entidad Turística

Partiendo de que no existe método alguno infalible para
determinar si es necesario para una entidad definir un SIE,
debido a sus características y necesidades, tomamos como
punto de partida que los directivos de una entidad
turística tienen necesidades informativas, clasificables
por áreas clave, probada en experiencias de
confrontación de los mismos que les permita apreciar el
"valor añadido" que proporcionará la
implementación de un SIE que justifique dicho
proyecto.

Fase I.- Análisis Preparatorio.

Etapa 1- Planificación.

En esta etapa se perfilan tres aspectos relevantes: hallar un
directivo impulsor influyente y comunicador, convocar a los
usuarios más interesados y elaborar un plan de
acción con las tareas fundamentales, costos aproximados y
los criterios de medida para valorar la efectividad del SIE una
vez instalado.

Etapa 2- Análisis y Clasificación de los
requerimientos.

La clasificación de los requerimientos será
realizada con extremo cuidado, para evitar cargas adicionales de
trabajo que abarquen áreas poco relevantes para la
dirección de la entidad o que no se ajusten a la realidad.
En este aspecto es esencial trabajar tomando en cuenta las
características del trabajo en la entidad turística
en la actualidad y que el factor humano puede introducir ciertas
"interferencias" en el desarrollo de la tarea, como es el caso de
algunos directivos que disponen necesidades globales sin
preocuparse del grado de precisión que requiere cada
área según sus características,
lográndose por parte de los analistas sistemas "de
compromiso". Mayne [1992].

Fase II. – Definición y Realización del
SIE.

Esta fase, en su concepción, es muy amplia y relaciona
tareas variadas y complejas, dado su carácter
cíclico que implica la relación
análisis-diseño-reanálisis –
rediseño, con la adecuada retroalimentación,
partiendo de la valoración de los criterios de medida
definidos por los propios directivos. (Se considera por los
expertos en la materia que serán suficientes de 2 a 3
iteraciones del diseño y prueba para asegurarse de la
factibilidad de su uso).

Etapa 3 – Modelación de la Base de Datos.

Inicialmente se hará por parte del equipo de trabajo la
selección del software apropiado. Es de gran importancia
que los directivos se sientan cómodos, lográndose
una adecuada interfaz. Las pantallas y opciones deberán
ser "obvias y fáciles de usar" por directivos que no
pueden perder tiempo aprendiendo como usar aplicaciones
complicadas.

Es necesario también seleccionar adecuadamente que
datos serán empleados, así como su
descripción, fuentes, formatos y periodicidad para su
análisis y la posterior definición de la base de
datos necesaria para las aplicaciones a elaborar y luego que las
fuentes de información hayan sido establecidas se
definirá cada una de las aplicaciones específicas,
adecuadas a las necesidades de los directivos y las
características de su actividad particular
(entiéndase que un restaurante, un bar, y un departamento
de contabilidad proporcionan datos, y sobre todo, enfoques
diferentes) lo que implica la necesidad de homogeneizar el
formato de presentación de los datos provenientes de estas
fuentes para el usuario, que en este caso pudiera pertenecer a un
nivel de dirección que necesita información
sumarizada.

Etapa 4 – Confección de Prototipos de las
aplicaciones.

El paso más importante de la Fase será definir
la interfaz con la que interactuarán los directivos de la
entidad. Se propone que, dadas las tendencias actuales y el
desenvolvimiento de la actividad turística, se emplee la
técnica de Prototipos.

El objetivo del uso de los mismos es permitir que el usuario
aprecie, en un modelo "vivo", que funciona y no en documentos de
proyectos, como serán las salidas, que entradas de
información se requieren, como han de brindársele,
que impacto tendrá el sistema en la entidad
turística, etc. Debe integrarse a la prueba no sólo
los programas y módulos automatizados, sino también
aquellos factores vinculados a las partes no automatizadas.
Blanco & Gutsztat [1992].

Es importante observar al directivo en su "puesto de trabajo",
para apreciar como interactúa con el prototipo y
"personalizarlo" o adaptar la interfaz para ese directivo en
cuestión. Esta actividad incluye la integración de
los diferentes módulos en un esqueleto que se completa
progresivamente hasta lograr un símil del sistema
terminado. Yourdon [1996].

Etapa 5 – Capacitación del Personal.

Es necesario formular una estrategia de aprendizaje sobre el
Sistema de Información Ejecutivo que propicie que el
directivo emplee el menor tiempo posible para su
superación en este sentido y que la misma garantice una
adecuada ubicación temporal acorde a las particularidades
del trabajo que realiza el directivo.

Generalmente el único enfoque plausible de
enseñanza es mediante sesiones de uno a uno. No debe
soslayarse una concepción a más largo plazo para
lograr un aprendizaje progresivo, a ser aplicado durante todo el
proyecto, para que estos usuarios adquieran un nivel razonable de
manejo de sus tareas. Estos aspectos se detallan ampliamente por
Buchanan [1991]

Fase III.- Implantación del SIE.

Etapa 6- Determinación del plan de
implantación.

Atendiendo a si es o no la primera vez que se va a realizar la
implantación y a los medios técnicos deberá
realizarse la implantación inicial del sistema, que
será por partes, con una muestra de aplicaciones para
usuarios seleccionados, ya que no es necesario hacerlo de una vez
debido a que los datos de consulta se encuentran recopilados y
almacenados convenientemente en la Base de Datos.

El procedimiento será llevado a cabo de forma paralela,
es decir, sin afectar las formas de rendir información
tradicionales (automatizadas o no) para facilitar la
comparación de ambas formas respecto a los criterios de
medida definidos en etapas anteriores. Para profundizar acerca de
las posibles estrategias a seguir, sus ventajas y desventajas,
ver Blanco & Gutsztat [1992].

Etapa 7- Definición de la Administración y
Mantenimiento del SIE.

Antes de que el SIE comience su funcionamiento, deberá
decidirse que especialista en la materia informática
será designado como administrador del sistema,
preferiblemente vinculado a la propia actividad de la entidad
turística en cuestión para garantizar la
cohesión de los aspectos generales del sistema, tanto
internos como externos, y de sus vínculos con sistemas del
exterior, es decir, que no pertenezcan a la entidad.

Como es lógico, todo producto de software instalado
requiere revisiones o chequeos periódicos para
diagnosticar su estado, o necesitan ampliarse con nuevas
posibilidades para el trabajo. Para ello deberá existir un
programa de acción efectivo que permita el trabajo en el
mediano y largo plazo, pero que prevea también la
solución de problemas emergentes.

La Figura 2 ofrece una visión del desarrollo
lógico de un SIE.

Figura 2- Desarrollo Lógico de un
SIE.

Conclusiones

Los Sistemas de Información para Ejecutivos (SIE)
constituyen actualmente un reto estratégico para toda
entidad turística, dada la necesidad de procesar y agrupar
información para apoyar la toma de decisiones de los
directivos.

En el caso del sector turístico, la necesidad de
utilizar los SIE viene dada por las características
operativas del trabajo en estas entidades y el carácter
perecedero de la actualidad del gran volumen de
información a utilizar para la toma de decisiones,
así como la oportunidad de la misma.

El diseño del Procedimiento General propuesto para la
elaboración e implementación de Sistemas de
Información para Ejecutivos de Entidades Turísticas
incluye tres (3) fases, desglosadas en ocho (8) etapas
específicas que deberán ser llevadas a cabo acorde
a su concepción lógica.

Este procedimiento constituye un modesto aporte al desarrollo
de nuevos productos de software de apoyo a la toma de decisiones,
adecuado al necesario enfoque multifacético requerido por
los directivos de las entidades turísticas cubanas en su
labor gerencial, en correspondencia con las exigencias del
perfeccionamiento empresarial.

Autores:

Dr. C. Ing. Carlos Cristóbal Martínez
Martínez

Director del Centro de Estudios
Turísticos.

Facultad de Ingeniería Industrial y
Turismo.

Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas.
Cuba

Lic. Berta Leidy González
Valdés

Profesora – Investigadora

Centro de Estudios Turísticos.

Facultad de Ingeniería Industrial y
Turismo.

Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas.
Cuba

Ing. Osvaldo Martínez
Martínez

Director GET Villa Clara.